Oriunde în lume, păstrarea şi arhivarea documentelor justificative şi contabile sunt strict reglementate prin norme speciale. La noi, ordinea în chestiune este asigurată de Legea contabilităţii şi Legea arhivelor.Mişcarea documentelor firmei trebuie reflectată într-un registru special instituit, iar arhivarea corectă presupune gruparea lor în dosare, cronologic şi sistematic în cadrul fiecărui exerciţiu financiar, după care se numerotează, se şnuruiesc şi se parafează. Termenul de păstrare - în spaţii special amenajate, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace PSI - este de 10 ani, în cazul registrului-jurnal, registrului-inventar şi a ”cărţii mari” şi de 50 de ani, în cazul statelor de salarii şi a situaţiilor financiare anuale. Numărătoarea anilor începe cu anul imediat următor celui în care s-a încheiat documentul de arhivat. La expirarea perioadei în cauză, dar şi în situaţia încetării activităţii unităţii, situaţiile financiare (cunoscute, până nu demult, drept “bilanţul şi anexele sale”) se predau la Arhivele statului. Termenul de 10 ani se află în legătură şi cu prevederea din Codul de procedură fiscală potrivit căreia dreptul statului de a stabili obligaţii fiscale încetează după această perioadă, chiar dacă s-au săvârşit de către contribuabil fapte prevăzute de legea penală. Evident, termenul curge de la data săvârşirii faptei respective. În celelalte cazuri, conform aceluiaşi cod, dreptul organului fiscal de a stabili creanţe bugetare se prescrie în termen de cinci ani, care începe să curgă de la data de 1 ianuarie a anului următor celui în care s-a născut crenţa. Pierderea, sustragerea ori distrugerea vreunui document de natura arătată atrage obligativitatea (pentru conducere) de a trece la reconstituirea acestuia, în termen de 30 de zile de la constatare. Este important de ştiut că orice salariat care constată lipsa unui atare act are obligaţia să informeze în scris conducerea în maxim 24 de ore. Directorul (managerul) urmează ca, în termen de trei zile, să ia declaraţie scrisă persoanei însărcinate cu gestionarea documentului şi să încheie un proces-verbal detaliat privind acest lucru, după care trece efectiv la reconstituire. Norma nu permite reconstituirea documentelor de cheltuieli nenominale – bonuri, tichete – ”dispărute” anterior înregistrării în contabilitate. Evident, paguba adusă unităţii se va suporta de cei responsabili de pierderea actelor, după îndeplinirea unor procedure specifice stabilirii răspunderii materiale. Imputaţia se garniseşte şi cu sancţiuni disciplinare ori (chiar) penale. Găsirea ulterioară a documentelor nu constituie temei juridic de anulare imediată a sancţiunilor, ci, cel mult, de revizuire a acestora. În practică apar deseori situaţii de dispariţii sau pierderi a unor documente emanate de la alte unităţi decât cea care ar trebui să le păstreze (de exemplu, facturi, avize, chitanţe). Soluţia problemei o reprezintă reconstituirea documentului dispărut de către unitatea emitentă, la cererea scrisă a unităţii solicitante. Termenul de transmitere a documentului astfel reconstituit este de zece zile de la data înregistrării solicitării respective... Se pare că rezolvarea noianului de probleme, la care ne-am referit aici, tot de calculator ţine. Momentul când documentele vor fi exclusiv electronice nu este tocmai departe, rafturilor kilometrice abundând în dosare pline de praf şi mucegai urmând să le sune ceasul în curând…
